BAZA WIEDZY
Zmiana biura rachunkowego – jak wygląda?
Proces zmiany biura rachunkowego w spółce: terminy, dokumenty, dostęp do KSeF, pełnomocnictwa i przejęcie ksiąg.
Zmiana także w trakcie roku
Zmiana biura nie musi następować 1 stycznia. Trzeba jednak jednoznacznie ustalić okres odpowiedzialności obu stron i zadbać o ciągłość ksiąg oraz terminowych rozliczeń.
Dokumentacja do przekazania
Zakres zależy od spółki, ale zwykle obejmuje księgi i zestawienia, rejestry VAT, deklaracje i JPK, rozrachunki, ewidencję środków trwałych, politykę rachunkowości, potwierdzenia wysyłek oraz pliki źródłowe.
Dostępy i pełnomocnictwa
Należy uporządkować dostępy do systemów, rachunkowości, portali podatkowych i KSeF. Poprzedniemu biuru odbiera się zbędne uprawnienia, a nowej księgowej nadaje wyłącznie potrzebny zakres.
Jak wybrać datę przejęcia ksiąg?
Data powinna uwzględniać terminy podatkowe, stopień zamknięcia poprzedniego miesiąca oraz gotowość starego biura do przekazania kompletu danych.
Co sprawdzić po otrzymaniu dokumentacji?
Należy uzgodnić salda, rozrachunki, rachunki bankowe, środki trwałe, rejestry VAT, deklaracje i ciągłość zapisów między ostatnim okresem starego biura a pierwszym okresem nowej obsługi.
Błędy i zaległości ujawnione przy przejęciu
Stan zastany powinien zostać opisany, a prace naprawcze wyraźnie oddzielone od bieżącej obsługi. Zarząd potrzebuje informacji o ryzykach, terminach i możliwych sposobach uporządkowania danych.